Bij collegebeslissing dd. 24/02/2025 werd Cipal Schaubroeck / Remmicom aangeduid als informaticaleverancier om de koppeling tussen het digitale platform en onze huidige toepassingen te realiseren.
De Vlaamse Regering bekrachtigde via het decreet van 14 juli 2025 over het platform voor overlijdensadministratie, de digitalisering van de overlijdensadministratie vanaf 1 januari 2026. Dit decreet voorziet in de modaliteiten van het digitaal platform voor overlijdensadministratie. Dit platform heeft tot doel om administratieve processen en procedures in verband met het overlijden van een persoon en de daar bijhorende overlijdensadministratie te digitaliseren en de daarmee verbonden gegevens uit te wisselen en te ontsluiten tussen de verschillende betrokken actoren (waaronder gemeenten, uitvaartondernemers en artsen) als het overlijden plaatsvindt in Vlaanderen.
Athumi ontwikkelde het digitaal platform eLys. Dit digitaal uitwisselingsplatform digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken actoren.
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen. Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens. De werkgroep informatie & cyberveiligheid van VVSG die de DPO’s van de verschillende steden en gemeenten verenigt, keek dit document na en valideerde het.
Concreet moet elk lokaal bestuur een toetredingsovereenkomst afsluiten met Athumi – het Vlaams Datanutsbedrijf, een verzelfstandigd Vlaams agentschap dat optreedt als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys. De toetredingsovereenkomst werd aan elk lokaal bestuur op 26 september verzonden via het Berichtencentrum van het Loket voor Lokale Besturen.
Het college van burgemeester en schepenen nam kennis van de toetredingsovereenkomst in zitting van 6/10/2025. De gemeenteraad dient de toetredingsovereenkomst goed te keuren. Na de goedkeuring volgt de ondertekening van de overeenkomst, zoals bepaald in de artikelen 279 t.e.m. 283 van het decreet over het lokaal bestuur. De ondertekende overeenkomst moet voor 1 november 2025 teruggestuurd worden.
Advies of inbreng vereist van andere diensten: NEEN
Financiële weerslag van toepassing: NEEN
Visum (financieel advies) van toepassing: NEEN
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 40 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
- Brief Agentschap Binnenlands Bestuur betreffende de digitale aangifte van overlijden
- Toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie
Enig artikel: De gemeenteraad neemt kennis van de toetredingsovereenkomst met Athumi voor de opstart van de digitale aangifte overlijden via het eLys-platform en keurt deze toetredingsovereenkomst goed.