De OCMW-raad vergadert regelmatig en in vereist getal, ingevolge de bijeenroeping door het college van burgemeester en schepenen.
De voorzitter opent de zitting op 16/06/2022 om 19:35.
De OCMW-raad, in zitting van 16 juni 2022.
- verslag RMW
Enig artikel: de notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad van 19 mei 2022 goed te keuren.
In zitting van 31 januari 2019 werd het huishoudelijk reglement 2019-2024 goedgekeurd.
Naar aanleiding van een advies van de gouverneur en de mogelijkheid van hybride vergaderingen die tijdens de corona-periode werd aangeboden, werd het huishoudelijk reglement aangepast. De grootste wijzigingen worden hier opgesomd:
1) Naar aanleiding van een advies van de gouverneur over de audio-opnamen van de gemeenteraad werd aangevuld in het huishoudelijk reglement dat van een eventuele besloten zitting geen audio-opname wordt gemaakt of bijgehouden.
2) De mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen wordt opgenomen in het huishoudelijk reglement. Ook de modaliteiten worden geconcretiseerd.
3) Bij geheime stemming wordt er via eNotulen gestemd.
4) Aanwezigheden worden via eNotulen geregistreerd.
In september zal er voor de OCMW- en gemeenteraad uitleg gegeven worden over 3) en 4).
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
HHR 2019 - 2024 met zichtbare wijzigingen
HHR 2019 - 2024 zonder zichtbare wijzigingen
Enig artikel : de aanpassingen aan het huishoudelijk reglement 2019-2024 goed te keuren.
Op de OCMW-raad van 21 februari 2019 werd dhr. Abdel El Hajoutti aangeduid als vertegenwoordiger van de gemeente op de algemene vergaderingen van Cipal.
mevr. Carla Herremans werd aangeduid als plaatsvervanger.
Het OCMW is deelnemer van de dienstverlenende vereniging Cipal.
Op 23 juni 2022 vindt er een algemene vergadering plaats van Cipal met volgende agendapunten:
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
Agenda
Toelichtingen
Art.1: De OCMW-raad keurt de agendapunten op basis van de bekomen documenten en de toelichtende nota van de algemene vergadering van Cipal van 23 juni 2022 goed.
Art.2: De vertegenwoordiger van het OCMW, dhr. Abdel El Hajoutti, raadslid, of zijn vervanger mevr. Carla Herremans, schepen, wordt gemandateerd om op de Algemene Vergadering van Cipal van 23 juni 2022 te handelen en te beslissen conform dit besluit. Indien deze Algemene Vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze Algemene Vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van het OCMW gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Art.3: Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van onderhavig besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan Cipal.
Elk jaar moet er uiterlijk op 30 juni over organisatiebeheersing gerapporteerd worden aan het politieke niveau. Zo is het management transparant over de wijze waarop de organisatie omgaat met de risico's die het behalen van de doelstellingen kunnen bedreigen.
Het jaarverslag 2021 werd opgesteld door de waarnemend algemeen directeur.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
Jaarverslag organisatiebeheersing 2020
Enig artikel : kennis te nemen van het jaarverslag organisatiebeheersing 2020.
Het Decreet Lokaal Bestuur maakt het mogelijk om bepaalde bevoegdheden inzake personeelsbeheer aan het vast bureau te delegeren. Deze delegatie draagt bij tot efficiëntere besluitvormingsprocessen en realiseert aldus efficiëntiewinsten.
De personeelsformatie wordt in het Decreet Lokaal Bestuur niet meer opgelegd als een verplicht instrument.
In 2009 werd zowel op de gemeente (24 september 2009)- als op de ocmw (29 april 2009)-raad het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’ omschreven. Bepaalde bevoegdheden inzake dagelijks personeelsbeheer werden in diezelfde OCMW-raad van 2009 aan de secretaris van het OCMW gedelegeerd. In 2018 werd door het college (19 februari 2018) eenzelfde delegatie aan de secretaris van de gemeente voorzien.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 78, tweede lid, 2° en artikel 85 tweede lid (rechtspositieregeling)
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 78, tweede lid, 2° en artikel 85 eerste en derde lid (organogram)
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 78, eerste lid, en artikel 85 eerste lid (personeelsformatie)
Gelet op deze delegatiemogelijkheden en het feit dat volgende zaken zich eerder situeren op het operationele niveau, wordt voorgesteld om volgende zaken te delegeren van de ocmw-raad naar het vast bureau:
- Reglementen inzake personeelsaangelegenheden (rechtspositieregeling, arbeidsreglement, diverse personeelspolicies, ...)
- Personeelsformatie of personeelsplan
- Vaststellen van het organogram (dit houdt ondermeer in beslissen wie in het managementteam zetelt, binnen de grenzen van artikel 179 van het decreet lokaal bestuur)
- Het vaststellen van de inhoud van het begrip dagelijks personeelsbeheer
- Het afsluiten van dadingen met personeelsleden inzake de beëindiging van het dienstverband
Enig artikel : Het vast bureau wordt met ingang van 1 juli 2022 bevoegd voor:
- Reglementen inzake personeelsaangelegenheden (rechtspositieregeling, arbeidsreglement, diverse personeelspolicies, ...)
- Personeelsformatie of personeelsplan
- Het vaststellen van het organogram (dit houdt ondermeer in beslissen wie in het managementteam zetelt, binnen de grenzen van artikel 179 van het decreet lokaal bestuur)
- Het vaststellen van de inhoud van het begrip dagelijks personeelsbeheer
- Het afsluiten van dadingen met personeelsleden inzake de beëindiging van het dienstverband
Het vast bureau rapporteert hierover jaarlijks aan de ocmw-raad.
Een ontwerp gezamenlijke jaarrekening 2021 Lokaal Bestuur en OCMW Boom worden voorgelegd.
Het Bestuur bezorgt het ontwerp van de jaarrekening met bijbehorende documentatie minstens 14 dagen voor de raadszitting aan ieder lid van de raad.
Het Vast bureau heeft in zitting d.d. 30/05/2022 dit punt verzonden naar de OCMW raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
Jaarrekening 2021 Lokaal Bestuur gemeente en OCMW.
Enig artikel : De OCMW raad stelt haar deel van de jaarrekening 2021 vast.
De vorige opdracht "Technische beheerder keuken OCMW" werd verlengd tot en met 15 januari 2023.
Het bestek " Technische ondersteuning keuken OCMW - WZC Boom", werd in samenspraak met het WZC opgemaakt met een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het betreft een overheidsopdracht voor diensten met als doel de aanstelling van een opdrachtnemer voor het leveren van een voltijds equivalent technisch keukenbeheerder.
Deze is verantwoordelijk voor het organiseren van het maaltijd gebeuren binnen de keuken van het Lokaal Bestuur Boom. Hier worden dagelijks de maaltijden voor het WZC De Beuk en de warme maaltijden aan huis verzorgd.
De opdracht werd opgemaakt met de openbare procedure, publicatie gebeurt via e-procurement.
De opdracht zal gegund worden voor een periode van 4 jaar.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
De last- en gunningsvoorwaarden goed te keuren.
- brief verlenging Sodexo
- bestek
Art.1: de last- en gunningsvoorwaarden van het bestek goed te keuren en te publiceren via e-precurement.
Art.2: een extern jurylid aan te stellen voor de beoordeling van de offertes, met name JVH - WZV Sleutelzorg Temse.
Door corona hebben we onze vorige opdracht kunnen verlengen. Echter dienen we nu wel een nieuwe opdracht uit te schrijven voor de bruikleen van nieuwe koffietoestellen.
Onze huidige opdracht loopt ten einde eind 2022.
Voor de koffie van het personeel alsook de koffie voor onze bewoners dienen we een nieuw contract aan te gaan. Het huidige contract verloopt einde 2022. De opdracht is uitgeschreven voor de bruikleen van de toestellen en de leveringen van de toebehoren, zoals koffie, thee, melkpoeder, chocoladepoeder, ... Op vraag van de facilitaire dienst werden in de opdracht toestellen gevraagd die zowel een tas als een thermos warme drank kunnen geven. Het huidige systeem, waar we telkens een koffiekan van 2 liter maken, zou teveel verspilling met zich mee brengen. De vraag werd gesteld aan het BOOMAT en deze laatste gingen hiermee akkoord.
In de opdracht werd de volgende vraag gesteld:
- bruikleen van toestellen, die zowel een tas koffie als kleine thermossen warme dranken kunnen bieden.
- bruikleen van de nodige thermossen van 1 liter
- aankoop van koffie, volgens het eerlijke handel principe namelijk Faire Trade koffie. (voor het behoud van ons label in de gemeente)
- aankoop van melkpoeder, cacaopoeder, suiker, om de toestellen te vullen.
- de koffie dient voor 80% uit Arabicakoffie te bestaan.
De toestellen zullen op de volgende locaties geplaatst worden :
- De afdelingen binnen het WZC
- Administratie OCMW
- Keuken WZC
- Antwerpsestraat – Gemeentehuis: Refter gelijkvloers - keuken eerste verdiep - collegezaal - Gang raadzaal
- Technische dienst Dijleweg
- Ecohuis
- Kinderdagverblijf
- BKO Beukennootje
- BKO Kersenpitje
- Academie voor muziek en woord
- Bibliotheek
- HIER huis
Het bestek werd zo opgemaakt dat de inschrijvers de mogelijkheid hebben om drie prijzen in te dienen.
- De eerste inventaris / prijsvraag is op de manier zoals we in het verleden hebben gewerkt. De toestellen in bruikleen, de toebehoren zoals koffie, thee, ed… aan te kopen na het doorsturen van een bestelbon door het lokaal bestuur.
- In de tweede inventaris / prijsvraag werd als variante gevraagd om de toestellen te huren en de toebehoren aan te kopen zoals koffie, thee, ed.. Vaak word er door de inschrijvers een hogere prijs berekend voor de aankoop van de koffie omdat de toestellen in bruikleen worden gegeven.
- Als derde inventaris / prijsvraag werd als variante gevraagd om een All-in prijs te voorzien, deze dient de huur van de toestellen als de levering van de toebehoren te omvatten.
Na het indienen van de offertes wordt de vergelijking gemaakt en het voordeligste voorstel genomen.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
De last en gunningsvoorwaarden goed te keuren.
Bestek
Art.1: de lastvoorwaarden en gunningswijze goed te keuren van de opdracht “Koffievoorziening 2023-2026”. De opdracht wordt gegund wij wijze van Open Offerteaanvraag.
Art.2: het bestek voor de opdracht “Koffievoorziening 2023-2026”goed , waarbij een contract wordt aangegaan van 4 jaar.
De voorzitter sluit de zitting op 16/06/2022 om 19:59.
Aldus gedaan in zitting datum voormeld.
Goedgekeurd door de gemeenteraad.
Namens OCMW-raad,
Lize Van Dijck
waarnemend algemeen directeur
Kim Van Kerckhoven
voorzitter OCMW-raad