De OCMW-raad vergadert regelmatig en in vereist getal, ingevolge de bijeenroeping door het college van burgemeester en schepenen.
De voorzitter opent de zitting op 24/06/2021 om 19:30.
De OCMW-raad, in zitting van 17 juni 2021.
Verslag OCMW-raad 20 mei 2021.
Enig artikel: het verslag van 20 mei 2021 goed te keuren in zitting van heden.
De OCMW-raad in zitting van 24 juni 2021.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
NIHIL
Op de OCMW-raad van 21 februari 2019 werd dhr. Abdel El Hajoutti aangeduid als vertegenwoordiger van de gemeente op de algemene vergaderingen van Cipal.
mevr. Carla Herremans werd aangeduid als plaatsvervanger.
Op 24 juni 2021 vindt er een algemene vergadering plaats van Cipal met volgende agendapunten:
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
Agenda en toelichtingen
Art.1: Op basis van de bekomen documenten en de toelichtende nota worden de agendapunten van de Algemene Vergadering van Cipal van 24 juni 2021 goedgekeurd.
Art.2: De vertegenwoordiger van de gemeente, dhr. Abdel El Hajoutti, schepen, of zijn vervanger mevr. Carla Herremans, raadslid, wordt gemandateerd om op de Algemene Vergadering van Cipal van 24 juni 2021 te handelen en te beslissen conform dit besluit. Indien deze Algemene Vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze Algemene Vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van de gemeente gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Op de OCMW-raad van 21 februari 2019 werd schepen Inge De Ridder aangeduid als vertegenwoordiger van de (buitengewone) algemene vergaderingen van Vlotter.
Op 25 juni 2021 vindt er een buitengewone algemene vergadering van Vlotter plaatst met volgende agenda:
1. Verslag van de Raad van Bestuur over het maatschappelijk jaar 2020
2. Verslag van de commissaris over het maatschappelijk jaar 2020
3. Jaarrekening2020- Toekenning winst aan beschikbare reserves- Goedkeuring
4. Kwijting bestuurders en commissaris
5. Aanstelling / ontslag bestuur
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
- Uitnodiging + agenda
- jaarverslag 2020 van Vlotter
- duurzaamheidsverslagen van Vlotter Maakbedrijf en Vlotter Facilities vzw
Art.1:Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de algemene vergadering van Vlotter op 25 juni 2021 met volgende agendapunten:
1. Verslag van de Raad van Bestuur over het maatschappelijk jaar 2020
2. Verslag van de commissaris over het maatschappelijk jaar 2020
3. Jaarrekening2020- Toekenning winst aan beschikbare reserves- Goedkeuring
4. Kwijting bestuurders en commissaris
5. Aanstelling / ontslag bestuur
Art.2: de afgevaardigde m.n Inge De Ridder, schepen, te mandateren om op de Buitengewone Algemene Vergadering van VLOTTER op 25 juni 2021 (of op elke andere algemene vergadering in gewone en/of in buitengewone zitting met dezelfde agenda ingeval de eerste niet geldig zou kunnen beraadslagen) te handelen en te beslissen conform de beslissingen die door de gemeenteraad zijn genomen over de agendapunten van de Buitengewone Algemene Vergadering van VLOTTER op 25 juni 2021.
Elk jaar moet er uiterlijk op 30 juni over organisatiebeheersing gerapporteerd worden aan het politieke niveau. Zo is het management transparant over de wijze waarop de organisatie omgaat met de risico's die het behalen van de doelstellingen kunnen bedreigen.
Het jaarverslag 2020 werd opgesteld door de cel kwaliteitszorg en de stuurgroep organisatiebeheersing.
De stuurgroep bestaat uit de algemeen directeur, het diensthoofd financiële dienst, afdelingshoofden sociale dienstverlening, beleving en grondgebiedzaken, directeur WZC, diensthoofd burgerzaken, diensthoofd beleving, communicatie en onthaal, intern DPO en de kwaliteitscoördinator.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
Jaarverslag organisatiebeheersing 2020
Enig artikel : kennis te nemen van het jaarverslag organisatiebeheersing 2020.
Naar aanleiding van een beknopte interne analyse van de heersende problematiek op de personeelsdienst en de bespreking hiervan op het BOOMAT, besliste het college van burgemeester en schepenen in zitting van 05.10.2020 om via Poolstok op zoek te gaan naar externe begeleiding van de personeelsdienst op de werkvloer.
Vervolgens besliste het college in zitting van 08.02.2021, op basis van de ingekomen offertes via Poolstok, om deze opdracht tot ondersteuning toe te wijzen aan BDO, in de vorm van een externe consultant, à rato van 2 à 3 dagen per week.
De opdracht startte op 22.02.2021 en de stand van zaken m.b.t. de voortgang van het begeleidingstraject werd weergegeven in bijlage en toegelicht ter zitting.
Na analyse van de huidige organisatie en werking van de personeelsdienst en op basis van de resultaten van de werkgroep “Structuur en Organisatie”, werd aan de hand van een presentatie toelichting gegeven over:
De gewijzigde personeelsformatie werd in het VAB van 31.05.2021 goedgekeurd.
- Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
- de rechtspositieregeling van het personeel OCMW
- het gemeenschappelijk arbeidsreglement lokaal bestuur
- de goedgekeurde personeelsformatie van het OCMW
Op basis van een functionele groepering van taken en opdrachten met overeenstemmende doeleinden en de behoefte aan expertise, krijgt het personeelsbeleid en -beheer in het organogram vorm in drie clusters:
Niettegenstaande de werkterreinen en taken in drie domeinen geclusterd worden, is de personeelsdienst één dienst zonder substructuren:
Voordelen van de nieuwe organisatiestructuur zijn:
In de uitwerking van de nieuwe structuur wordt de personeelsbezetting gebaseerd op:
Daarnaast werd ook rekening gehouden met de personeelsbezetting van personeelsdiensten in gelijkaardige besturen.
De benchmark en analyse geven aan dat er door de vele deeltijdse tewerkstellingen momenteel een reële onderbezetting is en dat er bijgevolg een onderscheid dient gemaakt te worden tussen de effectieve bezetting en de personeelsformatie.
Om de switch van personeelsbeheer naar personeelsbeleid te maken is het daarnaast belangrijk om in te zetten op:
Bij het bepalen van de personeelsbezetting werd rekening gehouden met de afname van de nood aan zuiver administratieve profielen en de toename van de nood aan deskundigenprofielen, mede door de digitalisering van HR-processen, meer in het bijzonder het proces van personeel- en loonbeheer.
Op basis van voorgaande argumenten wordt volgend voorstel van personeelsformatie voorgelegd :
| functie |
personeelsformatie |
aantal VTE |
saldo |
functieniveau |
||
|
|
|
|
huidig |
nieuw |
|
|
| dienst |
diensthoofd |
1 |
1 |
1 |
|
A1a-A3a |
| cluster |
deskundige personeelsbeheer deskundige loon- en personeelsbeheer |
3 0 |
1,80
|
2 2 |
+2,20 |
B1-B3 |
|
|
coördinator tewerkstelling |
0,25 |
0,20 |
0 |
-0,20 |
B1-B3 |
|
|
administratief hoofdmedewerker |
2 |
0,80 |
0 |
-0,80 |
C4-C5 |
| backoffice administratie |
administratief medewerker |
1 |
2,10 |
2 |
-0,10 |
C1-C3 |
| TOTAAL |
|
7,25 |
5,90 |
7 |
+1,10 |
|
Bij de implementatie van het nieuwe organogram en invulling van de personeelsbezetting zal rekening worden gehouden met volgende uitgangspunten:
Op basis van het eerder standpunt bij integratie van ondersteunende diensten wordt voorgesteld om de personeelsformatie in te schrijven overeenkomstig de vestigingsplaats van de juridische entiteit. Daar de personeelsdienst gehuisvest is op de campus van het OCMW, zal de nieuwe personeelsformatie van de ondersteunende personeelsdienst bijgevolg ingeschreven worden onder het OCMW als juridische werkgever.
presentatie "CBS-Actieplan personeelsdienst_20210517"
personeelsformatie mei 2021
Art.1: Het voorliggende voorstel van nieuw organogram van de ondersteunende personeelsdienst, zoals opgenomen in bijlage, goed te keuren.
Art.2: Het voorstel van nieuwe personeelsformatie van de ondersteunende personeelsdienst goed te keuren en de implementatie gefaseerd uit te rollen.
Art.3: De nieuwe personeelsformatie in te schrijven onder het OCMW als juridische werkgever.
Een ontwerp gezamenlijke jaarrekening 2020 Lokaal Bestuur gemeente en OCMW worden voorgelegd.
Het Bestuur bezorgt het ontwerp van de jaarrekening met bijbehorende documentatie minstens 14 dagen voor de raadszitting aan ieder lid van de raad.
Het Vast Bureau heeft in zitting d.d. 31/05/2021 dit punt verzonden naar de OCMW raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
Jaarrekening 2020 Lokaal Bestuur gemeente en OCMW.
Enig artikel : De OCMW raad stelt haar deel van de jaarrekening 2020 vast.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
waarderingsregels
Enig artikel: de OCMW raad te verzoeken de waarderingsregels in bijlage goed te keuren.
De maatschappelijke assistenten van de Sociale Dienst hebben soms nood aan tolken om de communicatie met hun cliënten mogelijk te maken tijdens hun gesprekken. Bovendien is het een verplichting voor het LOI om een tolkendienst te hebben (zie bijlage, minimale normen van opvang, norm A18: "In het bijzonder bij alle gesprekken die de opvangstructuur voert in het kader van de maatschappelijke begeleiding en toegang tot de juridische begeleiding en wanneer er geen maatschappelijk werker beschikbaar is die één van de gekende talen van de bewoner machtig is, doet het personeel beroep op een bij voorkeur sociale tolk.")
De samenwerkingsovereenkomst met Agentschap Integratie en Inburgering biedt een oplossing voor deze problematiek. Het is de bedoeling om tolken in te zetten wanneer een taaldrempel is die de dienst of hulpverlening serieus verhinderen. Er zijn 2 mogelijkheden:
- tolken: kunnen ingeschakeld worden via telefoon, via video of ter plaatse.
- vertalers: voor officiële vertalingen van bepaalde individuele documenten (voornamelijk officiële documenten die vertaald moeten worden voor het LOI)
Schatting kosten:
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
Schatting kosten:
Positief advies van het BCSD op 09/06/2021
Enig artikel : besluit de samenwerkingsovereenkomst met Agentschap Integratie & Inburgering goed te keuren.
Er is een tekort aan opvangplaatsen waar mensen met specifieke noden terecht kunnen. Daardoor komen ze vaak op onze doorgangswoningen terecht, waar ze niet altijd gepaste hulp kunnen krijgen.
We willen graag gepaste opvangplaats kunnen bieden aan mensen met specifieke noden. De zorgboerderij van KINA kan een antwoord geven aan deze nood door:
Het zorgverblijf in de zorgboerderij loopt voor een periode van 4 maanden. De verblijfstermijn kan éénmalig verlengd worden met een periode van 2 maanden na positieve evaluatie. In het kader van een verlenging wordt er een advies gevraagd van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van het OCMW.
De verblijfsovereenkomst kan door de cliënt, door het OCMW en door KINA worden opgezegd volgens de voorwaarden vermeld in de samenwerkingsovereenkomst.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
kostprijs: 36 euro per dag (excl. BTW en jaarlijkse indexering).
Inbegrepen in de kosten, zijn:
Begeleidend personeel.
Gebruiksrecht van een individuele, bemeubelde kamer inclusief tv-toestel, minibar, bedlinnen en handdoeken.
Voeding: ontbijt, middagmaal, avondmaal, koffie/thee/water volgens intern reglement.
Gebruikskosten (water, elektriciteit, mazout, tv, internet).
Recht om gebruik te maken van de gemeenschappelijke accommodaties op de zorgboerderij.
- verblijfsovereenkomst KINA
- huishoudelijk reglement KINA
Enig artikel : besluit de samenwerkingsovereenkomst met de zorgboerderij van de welzijnsvereniging KINA goed te keuren.
De laatste indexatie van de dagprijs van het WZC Den Beuk en Centrum voor Kortverblijf Den Beuk dateert van 1 juni 2019.
Een ouderenvoorziening mag jaarlijks de prijzen indexeren, deze verhoging beperkt zich tot een percentage dat overeenkomt met lineaire aanpassing van de prijzen aan het indexcijfer van de consumptieprijzen over een periode van maximum zesendertig maanden voorafgaand aan de maand waarin de kennisgeving wordt ontvangen. Deze periode van drie jaar wordt echter beperkt door de laatste beslissing van de minister over een aanvraag tot prijsverhoging of door een laatste mededeling van prijsindexering.
Bijgevolg mag een indexatie van 2% toegepast worden.
Voor een indexering van de dagprijs is geen goedkeuring van het Agentschap Zorg en Gezondheid nodig. Het Agentschap Zorg en Gezondheid heeft, na indiening van een dossier, 30 dagen tijd om een indexatie te weigeren. Na deze periode kan de bekendmaking van de geïndexeerde dagprijs aan de bewoners gebeuren. De nieuw geïndexeerde prijzen mogen pas 30 dagen na de bekendmaking aan de bewoners en de overheid worden toegepast.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 77 betreffende de bevoegdheden van de OCMW-raad.
- Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 326 tot en met 335 betreffende het bestuurlijke toezicht
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3 – Toegang tot bestuursdocumenten, art. II.26 tot en met II.51
- Besluit van de Vlaamse Regering van 9 januari 2015 tot wijziging van diverse bepaling van het Ministerieel Besluit van 12 augustus 2005 houdende bijzondere bepalingen inzake prijzen voor de sector van de instellingen voor bejaardenopvang;
- Woonzorgdecreet van 6 februari 2019.
Voor het woonzorgcentrum (rob, rvt en centrum voor kortverblijf) een indexering van de dagprijs van 2% (nieuwe dagprijs: €69,24) met ingang van 1 september 2021 aan te vragen aan het Agentschap Zorg en Gezondheid. Bij afwezigheid van de bewoner wordt de kostprijs van de maaltijden in mindering gebracht : korting van €5,74 per dag. Bij afwezigheid t.g.v. ziekenhuisopname is deze regeling niet van toepassing aangezien de kosten die met een ziekenhuisopname gepaard gaan in de dagprijs voorzien zijn.
Enig artikel : de indexering van de dagprijs van het woonzorgcentrum Den Beuk (rob, rvt en centrum voor kortverblijf) van 2% (nieuwe dagprijs: €69,24; korting bij afwezigheid m.u.v. afwezigheid t.g.v. ziekenhuisopname €5,74 per dag) met ingang van 1 september 2021 goed te keuren en in te dienen bij het Agentschap Zorg en Gezondheid.
Nihil.
De voorzitter sluit de zitting op 24/06/2021 om 19:56.
Aldus gedaan in zitting datum voormeld.
Goedgekeurd door de gemeenteraad.
Namens OCMW-raad,
Lize Van Dijck
waarnemend algemeen directeur
Kim Van Kerckhoven
voorzitter OCMW-raad